Office Manager*in im Sekretariat des Deutschen Nachhaltigkeitskodex (DNK), Accra, Ghana At Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ)


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Office Manager*in im Sekretariat des Deutschen Nachhaltigkeitskodex (DNK)

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Ein besseres Leben für alle und sinnstiftende Aufgaben für unsere Mitarbeiter*innen – das ist unser Erfolgsmodell. Seit mehr als 50 Jahren unterstützt die Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) als Unternehmen der Bundesregierung bei der weltweiten Umsetzung entwicklungspolitischer Ziele. Gemeinsam mit Partnerorganisationen in 120 Ländern engagieren wir uns in unterschiedlichsten Projekten. Wenn Sie etwas in der Welt bewegen und sich selbst dabei entwickeln möchten, sind Sie bei uns richtig.

  •  Job-ID: V000058401
  •  Einsatzort: Berlin
  •  Einsatzzeitraum: 01.09.2024 – 30.06.2027
  •  Fachgebiet: Sachbearbeitung, Office-Management, Übersetzung
  •  Art der Anstellung: Voll- oder Teilzeit
  •  Bewerbungsfrist: 23.06.2024

Tätigkeitsbereich

Im Auftrag der Bundesregierung betreibt die GIZ das Sekretariat des Deutschen Nachhaltigkeitskodex (DNK). Der DNK ist ein etablierter Berichtsstandard im Kontext der Nachhaltigkeitsberichterstattung und kann von allen Unternehmen und Organisationen, unabhängig von Größe, Rechtsform und Branchenzugehörigkeit, kostenfrei genutzt werden. Ziel des DNK ist es, insbesondere kleine und mittlere Unternehmen bei der Umsetzung gesetzlicher Anforderungen im Kontext der Nachhaltigkeitsberichterstattung zu unterstützen. Der DNK wird aktuell inhaltlich weiterentwickelt, so dass insbesondere die Berichtsanforderungen im Rahmen der Corporate Sustainability Reporting Directive mit dem DNK umgesetzt werden können.

Ihre Aufgaben

  •  Unterstützung der Leitung sowie des Teams der Geschäftsstelle DNK bei Terminkoordination, Kalenderpflege, Reisemanagement und telefonische Erstkontakte
  •  Organisation des allgemeinen Büroablaufs (z. B. Beschaffung von Sachgütern und Büromaterial, Erstellen des Bestandsverzeichnisses, Durchführung der Inventarisierung)
  •  Logistische Planung, Vorbereitung, Begleitung, Durchführung und Nachbereitung von internen und externen, digitalen und physischen Veranstaltungen, Teamklausuren und Workshops
  •  Erstellung von Protokollen, Vorlagen und Übersichten sowie Qualitätsmanagement und die Textkorrektur
  •  Administratives Onboarding neuer Mitarbeiter*innen der Geschäftsstelle
  •  Unterstützung bei der fortlaufenden Digitalisierung der Geschäftsstelle
  •  Mitarbeit beim Wissensmanagement, dazu zählt die Sicherstellung der sachgerechten Ablage, Aktenführung und Dokumentation sowie Pflege von internen und externen Kontaktdaten

Ihr Profil

  •  Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
  •  Mehrjährige, einschlägige Erfahrung und fundierte Kenntnisse im Office Management, Erfahrungen im Umgang mit hochrangigen Persönlichkeiten aus der Wirtschaft und der Politik
  •  Mehrjährige Erfahrungen im Veranstaltungs- und Wissensmanagement sowie im Datenschutz eQEd0YP BIpnb
  •  Gute und schnelle Auffassungsgabe sowie Selbstorganisation und hohe Sorgfalt
  •  Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise, ausgeprägte Dienstleistungskompetenz sowie effektives Zeit- und Selbstmanagement
  •  Gute Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie souveränes und freundliches Auftreten
  •  Sehr gute PC-Anwendungskenntnisse u.a. Outlook, MS-Office, Dokumentenmanagementsystem, MS Teams etc.
  •  Verhandlungssichere Deutsch- und gute Englischkenntnisse

Hinweise

Der Arbeitsplatz ist für eine Besetzung in Vollzeit oder durch Teilzeitkräfte geeignet.

Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir Bewerbungen grundsätzlich nur über unser E-Recruiting-System annehmen und bearbeiten können. Nach Bestätigung der erfolgreich erstellten Bewerbung bitten wir Sie, Ihren Spam / Junk Ordner regelmäßig zu überprüfen, da E-Mails unseres eRecruiting-Systems von manchen Providern als Spam eingestuft werden.

Unsere Benefits

  •  Wir sind ein Dienstleister der internationalen Zusammenarbeit für nachhaltige Entwicklung und arbeiten weltweit für eine lebenswerte Zukunft. In mehr als 130 Ländern unterstützen wir Projekte, um gemeinsam mit unseren Partnern nachhaltig Ziele zu erreichen.
  •  In unserem Unternehmen haben alle die gleichen Chancen, unabhängig von Geschlecht, Nationalität, Religion, sexueller Orientierung oder körperlicher Beeinträchtigung. Fachliche und soziale Kompetenzen sind ausschlaggebend für die Besetzung unserer Positionen. Transparenz und faire Aufstiegschancen sind für uns ebenso selbstverständlich, wie die Übernahme von Führungspositionen unabhängig vom Geschlecht.
  •  Zu Beginn Ihrer Arbeit steht eine Einarbeitungs- und Vorbereitungsphase, die Ihnen erste Einblicke in die GIZ verschafft und die Grundlagen für den bevorstehenden Einsatz sowie den Kontakt- und Netzwerkaufbau legt.
  •  Personalentwicklung sowie die Teilnahme an Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen sind für uns selbstverständlich. Unsere Akademie für Internationale Zusammenarbeit (AIZ) unterstützt Sie bei Ihrer Kompetenzentwicklung.
  •  Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie ist Teil unserer Unternehmenspolitik. Flexible Arbeitszeiten und eine umfassende Vorbereitung der mitausreisenden Familie sind Beispiele für Möglichkeiten, die die GIZ ihren Mitarbeiter*innen bietet. Unsere Familienfreundlichkeit beinhaltet auch Unterstützung für die Betreuung von pflegebedürftigen Angehörigen.
  •  Eine Rahmenarbeitszeit und die Möglichkeit zu mobilem Arbeiten bietet den Mitarbeiter*innen größtmögliche Flexibilität.
  •  Wir bieten Ihnen vielfältige Teilzeitmodelle, damit Sie Ihr Berufs- und Privatleben flexibel gestalten können.
  •  Unter bestimmten Voraussetzungen ermöglichen wir unseren Mitarbeiter*innen das Ansparen von Arbeitszeitguthaben auf einem Langzeitkonto. Dieses Guthaben kann im Rahmen einer längeren Freistellung wieder abgebaut werden.
  •  Das betriebliche Gesundheitsmanagement unterstützt unsere Mitarbeiter*innen weltweit in vielfältiger Weise dabei, ihre Gesundheit und Leistungsfähigkeit zu erhalten.
  •  Umfangreiche Untersuchungen und Vorsorgemaßnahmen (z.B. bei Einstellung, vor Ausreise, während des Aufenthaltes in einem Einsatzland, im Notfall) sind für unsere Mitarbeiter*innen und mitausreisende Familienmitglieder eine selbstverständliche Leistung.
  •  Wir honorieren die Erreichung vereinbarter Jahresziele durch eine variable Vergütung.
  •  Wenn Ihre Familie Sie bei einem Standortwechsel nicht begleiten kann, unterstützen wir Sie bei dem entstehenden Mehraufwand mit einem Trennungsgeld. Damit können Sie zum Beispiel Reisen, Verpflegungskosten oder Kosten für doppelte Haushaltsführung ausgleichen.
  •  Nachhaltigkeit und Umweltbewusstsein zählt zu unserer Unternehmensphilosophie. Wir unterstützen Sie daher finanziell mit einem Jobticket.

Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie ist Teil unserer Unternehmenspolitik. Flexible Arbeitszeiten und eine umfassende Vorbereitung der mitausreisenden Familie sind Beispiele für Möglichkeiten, die die GIZ ihren Mitarbeiter*innen bietet. Unsere Familienfreundlichkeit beinhaltet auch Unterstützung für die Betreuung von pflegebedürftigen Angehörigen. In unserem Unternehmen haben alle die gleichen Chancen, unabhängig von Geschlecht, Nationalität, Religion, sexueller Orientierung oder körperlicher Beeinträchtigung. Fachliche und soziale Kompetenzen sind ausschlaggebend für die Besetzung unserer Positionen. Transparenz und faire Aufstiegschancen sind für uns ebenso selbstverständlich, wie die Übernahme von Führungspositionen unabhängig vom Geschlecht. Zu Beginn Ihrer Arbeit steht eine Einarbeitungs- und Vorbereitungsphase, die Ihnen erste Einblicke in die GIZ verschafft und die Grundlagen für den bevorstehenden Einsatz sowie den Kontakt- und Netzwerkaufbau legt. Das betriebliche Gesundheitsmanagement unterstützt unsere Mitarbeiter*innen weltweit in vielfältiger Weise dabei, ihre Gesundheit und Leistungsfähigkeit zu erhalten. Personalentwicklung sowie die Teilnahme an Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen sind für uns selbstverständlich. Unsere Akademie für Internationale Zusammenarbeit (AIZ) unterstützt Sie bei Ihrer Kompetenzentwicklung. Wir sind ein Dienstleister der internationalen Zusammenarbeit für nachhaltige Entwicklung und arbeiten weltweit für eine lebenswerte Zukunft. In mehr als 130 Ländern unterstützen wir Projekte, um gemeinsam mit unseren Partnern nachhaltig Ziele zu erreichen. Nachhaltigkeit und Umweltbewusstsein zählt zu unserer Unternehmensphilosophie. Wir unterstützen Sie daher finanziell mit einem Jobticket. Umfangreiche Untersuchungen und Vorsorgemaßnahmen (z.B. bei Einstellung, vor Ausreise, während des Aufenthaltes in einem Einsatzland, im Notfall) sind für unsere Mitarbeiter*innen und mitausreisende Familienmitglieder eine selbstverständliche Leistung. Unter bestimmten Voraussetzungen ermöglichen wir unseren Mitarbeiter*innen das Ansparen von Arbeitszeitguthaben auf einem Langzeitkonto. Dieses Guthaben kann im Rahmen einer längeren Freistellung wieder abgebaut werden. Wir bieten Ihnen vielfältige Teilzeitmodelle, damit Sie Ihr Berufs- und Privatleben flexibel gestalten können. Eine Rahmenarbeitszeit und die Möglichkeit zu mobilem Arbeiten bietet den Mitarbeiter*innen größtmögliche Flexibilität. Wir honorieren die Erreichung vereinbarter Jahresziele durch eine variable Vergütung. Wenn Ihre Familie Sie bei einem Standortwechsel nicht begleiten kann, unterstützen wir Sie bei dem entstehenden Mehraufwand mit einem Trennungsgeld. Damit können Sie zum Beispiel Reisen, Verpflegungskosten oder Kosten für doppelte Haushaltsführung ausgleichen.

Über uns

Ihre berufliche und persönliche Entwicklung ist uns ein Anliegen. Bei der GIZ finden Sie deshalb weltweite Arbeitsmöglichkeiten und eine Atmosphäre, die geprägt ist von Vielfalt, Respekt und echter Chancengleichheit. Auch in Puncto Work-Life-Balance und Familienfreundlichkeit können sich unsere Leistungen sehen lassen. Flexible, Ihrer Lebenssituation angepasste Arbeitszeiten, ein umfassendes Onboarding sowie ein internes Gesundheitsmanagement sind neben der Möglichkeit zur Nutzung von Kinderbetreuungseinrichtungen und Eltern/Kinder Büros fester Bestandteil unserer Unternehmenskultur.

Die GIZ ist Unterzeichnerin der Charta der Vielfalt. Anerkennung, Wertschätzung und Einbeziehung von Vielfalt im Unternehmen sind uns wichtig. Alle Mitarbeiter*innen sollen Wertschätzung erfahren – unabhängig von Geschlecht und geschlechtlicher Identität, Nationalität, ethnischer Herkunft, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter, sozialer Herkunft, sexueller Orientierung.

Wir unterstützten Chancengleichheit und freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit Behinderung.

Bewerbungen von Männern sind ausdrücklich erwünscht.

Kontakt & Bewerbung

HR-Service Center +49 6196/79-3200 [email protected]

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